Các yếu tố tạo nên sự thành công của một sự kiện
21/08/2017 11:27:20

 

Ngành tổ chức sự kiện ngày nay được xem là một ngành công nghiệp lớn và ngày càng phát triển mạnh mẽ cả về chất và lượng. Ngành tổ chức sự kiện hiện nay là một trong những ngành nghề được nhiều bạn trẻ đam mê và theo đuổi một cách nghiêm túc. Chúng ta có thể nhìn thấy có hàng chục hàng trăm sự kiện của cá nhân hay của tổ chức nào đó diễn ra xung quang chúng ta hàng ngày, hàng giờ như tiệc sinh nhật, lễ khởi công, lễ động thổ, lễ khai trương, hội thảo, hội nghị khách hàng, team building, các chương trình giải trí…
 

Có những sự kiện diễn ra trong tích tắc vài giờ đồng hồ, một ngày hay vài ngày nhưng để tạo ra một sự kiện như thế đòi hỏi phải có sự chuẩn bị chu đáo từ rất lâu trước đó. Và để sự kiện có thể kết thúc thành công tốt đẹp cần có sự chuẩn bị và tác nghiệp từ nhiều bộ phận với các yếu tố như sau.
 
Hiểu mục tiêu  - mục đích của sự kiện này là gì? Kinh nghiệm mọi người cần có để thực hiện sự kiện này là gì? Nếu không có mục tiêu rõ ràng cho một sự kiện thì sẽ rất khó khăn để chúng ta lên kế hoạch cho sự kiện
 
Thời gian sự kiện  - xác định những gì sẽ diễn ra và khi nào cho từng hạng mục công việc của sự kiện. Bất kỳ sự kiện lớn nào đều sẽ liên quan đến công tác quản lý dự án phức tạp. Điều này có nghĩa là sự phối hợp của một loạt các hoạt động của nhiều bộ phận, nhân sự cho sự kiện đó.
 

Lựa chọn địa điểm  - tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện nghe thì có vẻ đơn giản thế nhưng không nên đánh giá thấp  tầm quan trọng của các địa điểm. Việc lựa chọn địa điểm chính xác liên quan đến việc nghiên cứu, đàm phán, hợp đồng và các mối quan hệ để sự kiện có thể diễn ra tốt đẹp.
 

Sourcing và quản lý nhà cung cấp  - Mỗi một sự kiện sẽ có một loạt các nhà cung cấp cho sự kiện ấy. Từ nhà in cho đến ánh sáng, các nhà cung cấp khác nhau cần được lựa chọn, thỏa thuận giá và hợp đồng. Sự thành công của sự kiện này chính là việc quản lý tốt các nhà cung cấp. Đảm bảo họ thực hiện tốt vai trò của họ về chất lượng và đúng thời gian quy định.
 
Quản lý Ngân sách  - một trong những yếu tố quan trọng đó là ngân sách cho sự kiện này. Chúng ta dễ dàng thực hiện một sự kiện lớn với kinh phí không giới hạn. Nhưng quản lý tốt là yếu tố cần thiết để có thể sản xuất một sự kiện trong một ngân sách có giới hạn.



Tiếp thị và Truyền thông  - một công cụ không thể bỏ qua để lôi kéo khán giả đến sự kiện của bạn. Việc cung cấp thông tin về sự kiện của những sự kiện đến đối tượng mục tiêu đòi hỏi phải có chiến lược cụ thể liên quan đến một loạt các kênh thông tin truyền thông từ thư trực tiếp cho phương tiện truyền thông xã hội.

 

 


Quản lý rủi ro  - sự kiện rất phức tạp. Một sự kiện được tạo nên từ rất nhiều yếu tố vì thế chỉ cần sơ xuất nhỏ cũng có thể dẫn đến sự thất bại khôn đáng có cho việc tổ chức sự kiện. Một khi chúng ta hiểu rõ những gì có thể xảy ra là rất quan trọng. Vì thế chúng ta cần phải có những phương án A, phương án B… để hạn chế rủi ro tối đa và có giải pháp khắc phục ngay tức khắc khi có sự cố.

Người quản lý dự án cần phải có kiến thực và kinh nghiệm vững vàng để đưa ra quyết định và lập kế hoạch tổ chức sự kiện một cách chỉnh chu để có thể sản xuất ra một sự kiện thành công.