Cần những gì để tổ chức tiệc tri ân khách hàng hoàn hảo
23/08/2017 02:22:36
Tổ chức hội nghị khách hàng, tri ân khách hàng là một trong những hoạt động quan trọng của doanh nghiệp vào dịp cuối năm, hoạt động này nhằm chia sẽ thành công và gửi lời cảm ơn đến sự hợp tác của khách hàng, đối tác trong thời gian qua .Sự thành công của hoạt động này, sẽ góp phẩn củng cố mối quan hệ giữa khách hàng với doanh nghiệp, cũng như thiết lập những mối quan hệ mới với những khách hàng tiềm năng.



Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải thực hiện các cuộc hội nghị khách hàng, tri ân khách hàng chuyên nghiệp, đầy tính sáng tạo và đặc biệt gây ấn tượng với những người tham gia

Hãy cùng F.Event- Media điểm lại các bước tổ chức tiệc tri ân khách hàng sau đây nhé:

1. Danh sách khách mời

Cũng giống như tiệc tất niên, danh sách khách mời là điều vô cùng quan trọng trong tiệc tri ân khách hàng, chúng ta cần phải xác định số lượng khách mời, để chọn địa điểm, dự trù kinh phí cũng như có một bản kế hoạch phù hợp với đối tượng cũng như số lượng khách mời

2. Lên ý tưởng và khảo sát kế hoạch

Bạn cần có những ý tưởng sáng tạo, tránh đi lại lối mòn của những năm trước để không gây nhàm chán, đây cũng chính là lúc bạn đưa ra những sáng kiến và ghi điểm với công ty, vì một buổi tri ân khách hàng đặc biệt sẽ là một bước đệm tốt cho những mối quan hệ khách hàng , góp phần đem lại nhiều ấn tượng tốt hơn của khách hàng đối với công ty bạn.Sau khi đã có ý tưởng, bạn cần phải lên kế hoạch sơ bộ về chương trình và bắt đầu chuẩn bị mọi thứ.



3. Kế hoạch sơ bộ:

Giai đoạn này chúng tôi sẽ chia sẻ những điều cần thiết sau đây:
  • Địa điểm tổ chức: Bạn cần phải biết rõ địa điểm tổ chức có thích hợp hay không, có dễ tìm và thuận tiện giao thông đi lại hay không. Lưu ý nên tổ chức tại những địa điểm tại trung tâm, dễ tìm và không gây khó khăn trong việc đi lại. Điều này sẽ làm cho khách hàng cảm thấy thoải mái và thuận tiện trong việc di chuyển.
  • Thời gian tổ chức : Bạn nên chọn khung thời gian hợp lý cho khách hàng dễ dàng tham dự. Chúng tôi gợi ý bạn nên chọn vào dịp cuối tuần, vào buổi chiều tối, đó sẽ là khung thời gian thích hợp để khách hàng tham dự đầy đủ và thoải mái.
  • Chủ để cho chương trình : Một chương trình nên được suy nghĩ về chủ đề của chúng, điều đó sẽ làm cho buổi tiệc tri ân mang ý nghĩa và diễn ra một cách mạch lạc hơn.

4. Triển khai kế hoạch:

Lên concept chương trình: Mỗi chương trình bạn nên có một concept riêng, mọi hoạt động nên được thực hiện theo một concept nhất định,điều đó sẽ góp phần làm cho chương trình trở nên xuyên suốt và ấn tượng hơn. Hãy luôn nhớ rằng, concept chính là linh hồn của chương trình bạn nhé.
  • Thiết kế: Tất cả mọi thứ thuộc về buổi tiệc tri ân như : quà tặng. thiệp mời, thiệp cảm ơn, sân khấu, bannerol, backdrop cần được thiết kế theo một concept có sẵn, sé tạo ấn tượng và sự kiện của bạn để lại nhiều dấu ấn hơn.
  • Thi công: Thông thường một sự kiện sẽ được thi công trước ngày diễn ra từ 1 đến 2 ngày, bạn nên cân nhắc thời gian, dự đoán trước những rủi ro để không gặp trường hợp thi công trễ, hoặc các hạng mục không được hoàn thành như kế hoạch ban đầu.


5. Tổ chức chương trình:
  • Đón khách : Đón khách là nghi thức lễ quan trọng, bạn cần phải sắp xếp những nhân viên phụ trách chào đón từng khách hàng , tránh trường hợp để khách đến nhưng lúng túng không biết phải đi đâu và làm gì tiếp theo. “Lời chào cao hơn mâm cổ” nếu bạn đón khách long trọng thì khách hàng sẽ cảm thấy tôn trọng và sẽ phấn khởi hơn. Khi khách vào , nên hướng dẫn khách check – in và cài hoa cho khách.
Lưu ý: Để nhanh gọn trong phần này bạn nên hướng dẫn lễ tân xin name – card của khách , hạn chế để khách đọc tên rồi lễ tân tìm tên check in nhé. Tốt nhất, bạn nên chuẩn bị một phòng đón tiếp riêng dành cho khách VIP nhé.
  • Hướng dẫn khách vào chỗ ngồi : Lễ tân nên hướng dẫn khách vào đúng vị trí đã sắp xếp trước. Nên phân biệt, khách VIP và khách thường, phần ghế cho VIP nên được thêm nơ hoặc màu khác với ghế thường. Lưu ý: Bạn nên check kĩ phần danh sách khách mời, đặc biệt là khách VIP, ghế dự lễ và ghế dự tiệc phải được sắp xếp đủ nhé, còn trong trường hợp khách VIP không đến đủ, bạn nên chủ động đôn khách thường lên các vị trống nhé, tránh trường hợp hàng VIP bị trống chỗ.
  • Phần lễ của tiệc tri ân khách hàng sẽ có phần phát biểu tri ân của ban lãnh đạo,bạn nên chuẩn bị kĩ bài phát biểu, nên chuẩn bị song ngữ ( nếu như có khách mời nước ngoài ) để phần phát biểu thêm phần long trọng
  • Chương trình văn nghê: Chúng tôi gợi ý bạn nên có những tiết mục văn nghệ nhẹ nhàng cho đến phần cuối chương trình là những tiết mục sôi động để làm nóng không khí nhé.
  • Tặng quà : Bạn nên nắm kĩ danh sách khách hàng được tặng quà,cần phải check kĩ trước khi chương trình bắt đầu để tránh sai sót nhé. Mọi phần quà được tặng cần chuẩn bị chỉnh chu và không bị lỗi, tránh trường hợp quà bị lỗi sẽ làm mất thiện cảm với khách hàng.
  • Rút thăm trúng thưởng : Phần này chính là phần sôi nổi nhất của buổi tiệc, và MC chính là nhân vật chính trong phần này, bạn nên chọn những MC có giọng khỏe và có kinh nghiệm hoạt náo để dẫn sôi động và mọi người sẽ hào hứng hơn.
  • Tiệc : Tiệc tri ân khách hàng không thể thiếu phần ăn uống, đây cũng như là lời cảm ơn, muốn mời khách hàng ăn những món ăn ngon. Tùy thuộc vào kinh phí, bạn nên chọn những set menu phù hợp, tuy nhiên cần phải đảm bảo những món ăn hợp khẩu vị phổ biến và dinh dưỡng.
  • Tiễn khách : Lúc này, nhân sự tiễn khách sẽ bao gồm lễ tân và nên có nhân viên công ty, ( nếu những nhân viên lúc đón tham gia tiễn thì càng tốt) . Tiễn khách và gửi lời chào niềm nở sẽ góp phần cho khách hàng cảm thấy họ được tri ân trọn vẹn.