Quy trình tổ chức sự kiện lễ khai trương
23/08/2017 02:22:36

Quy trình tổ chức sự kiện lễ khai trương chuyên nghiệp

1. Tiếp nhận thông tin khách hàng

Để hình thành ý tưởng cũng như xây dựng chủ đề tổ chức lễ khai trương đáp ứng đúng nhu cầu, mong muốn của khách hàng, F.Event_Media cần có những thông tin cơ bản gồm:

  • Mục đích, lý do tổ chức
  • Thời gian diễn ra
  • Đối tượng, số lượng người tham dự
  • Các yêu cầu đặc biệt với event
​​


2. Phân tích thông tin và tư vấn dịch vụ

Từ những nguồn thông tin đã tiếp nhận, F.Event_Media  sẽ tiến hành phân tích và đưa ra chủ đề, ý tưởng tổ chức sự kiện khai trương. Chủ đề buổi lễ được xây dựng dựa trên nhiều yếu tố như:

  • Văn hóa doanh nghiệp
  • Địa điểm tổ chức
  • Cách thức phục vụ
  • Thiết kế trang trí
  • Âm thanh, ánh sáng hay các hiệu ứng, kỹ xảo đặc biệt…



3. Viết chương trình và báo giá cho khách hàng

Bước thứ 3 trong quy trình tổ chức sự kiện lễ khai trương, F.Event_Media sẽ tiến hành viết chương trình và gửi báo giá cho khách hàng. Công việc này được chúng tôi thực hiện như thế nào?

Dựa vào ý tưởng bạn đã nêu ra, F.Event_Media  sẽ tiến hành viết kịch bản tổ chức lễ khai trương và gửi đến khách hàng kèm theo bảng báo giá chi tiết. Đây là giai đoạn quan trọng đối với một sự kiện bởi kịch bản chính là yếu tố hàng đầu tạo nên sự khác biệt cho chương trình. Tuy nhiên, để đảm bảo sự kiện thành công còn phụ thuộc rất nhiều vào khâu tổ chức thực hiện.


4. Tiến hành ký kết hợp đồng

Hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng sau khi cùng trao đổi, thống nhất về kịch bản, nội dung chương trình và các hạng mục khác. Hợp đồng này F.Event_Media sẽ thực hiện chuyển phát nhanh hoặc đến tận nơi ký kết trực tiếp nếu bạn có yêu cầu.

5. Chuẩn bị tổ chức lễ khai trương

 

  • Tiến hành khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện khai trương
  • Lập danh sách số lượng khách tham dự
  • Thiết kế sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức và các hạng mục trang trí
  • In ấn và phát giấy mời
  • Tiến hành thủ tục xin giấy phép treo banner quảng cáo
  • MỘT báo giá không thể cạnh tranh hơn
  • MỘT kịch bản tổ chức hấp dẫn, độc đáo
  • MỘT đội ngũ PG, MC trẻ trung, xinh đẹp, dày dạn kinh nghiệm
  • MỘT quy trình set up các trang thiết bị và hạng mục toàn diện từ A – Z

6. Tiến hành tổ chức sự kiện khai trương

  • Treo banner, cờ phướn bên ngoài khu vực lễ
  • Lắp đặt cổng chào, cột barrier, trải thảm đỏ, đặt cây cảnh dọc lối đi vào khu vực lễ
  • Lắp đặt nhà bạt, backdrop, sân khấu, bàn ghế, trải thảm
  • Trang trí khu vực tổ chức tiệc
  • Chuẩn bị dụng cụ cắt băng khánh thành
  • Dọn dẹp vệ sinh
  • Lễ tân đón tiếp khách mời
  •  Tiết mục múa lân sư rồng, múa trống mở màn
  • Tiết mục văn nghệ chào mừng
  • MC dẫn chương trình tuyên bố lý do tổ chức sự kiện
  • Giới thiệu khách mời
  • Đại biểu phát biểu khai mạc buổi lễ
  • Nghi thức cắt băng khai trương, khánh thành
  •  Lễ tân tiễn khách ra về và tặng quà

7. Kết thúc buổi lễ

Là công ty tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp cho công ty, chi nhánh, showroom, cửa hàng, nhà máy, trụ sở… cùng với quy trình tổ chức sự kiện lễ khai trương bài bản trên đây, dịch vụ tổ chức lễ khai trương F.Event_Media là giải pháp giúp bạn:

Chúng tôi mang đến những gì?

  • Công tác thi công dàn dựng và trang trí:

  • Nội dung buổi lễ khai trương:

  • Tháo dỡ, thu gom các thiết bị
  • Dọn dẹp vệ sinh toàn bộ khu vực
  • Họp rút kinh nghiệm
  • Tiết kiệm ngân sách với mức chi phí HỢP LÝ
  • Có một buổi lễ khai trương HOÀNH TRÁNG, xứng tầm đẳng cấp của sản phẩm/ dịch vụ/ thương hiệu
  • Thu hút và gây ấn tượng MẠNH MẼ, SÂU ĐẬM nhất tới toàn bộ khách hàng